El señor kiubo, Facilitador de Servicio del negocio Carnes Frías CERDITO FRESKITO, se dispone a llegar como todos los días a trabajar a las 8 am, con una idea en mente… su cuota de servicio del mes; hoy es viernes 29 y le faltan 400 bandejas de producto para cumplir con la meta de despacho necesaria para acceder al beneficio de un viaje por acumulación de resultados.
Un accidente en el camino retrasa su llegada mientras que en el centro de distribución, las actividades siguien su curso normal. Don’tgo el gerente inicia su ronda diaria por las diferentes dependencias, en la cual acostubra a conversar con el personal y éste le tiene mucha confianza, por lo que en la mayoría de las ocasiones la ronda se extiende hasta pasado el medio día.
Marthica, auxiliar de facturación, una joven de 28 años, estudiante de Contaduría Pública, recibe una llamada de Kiubo en la cual le informa de su problema de llegada y le solicita facturar 400 bandejas de Combos Granjera para despachar a primera hora del sábado al almacen CARREFIVE del sur. Ella le pregunta por el ingreso del pedido en el sistema PAS, ya que no lo encuentra en el mismo ni tampoco el pedido original del vendedor.
Kiubo le pide que por favor le colabore ya que “… esos de ventas no saben donde están parados, no podrían encontrar un pedido ni aunque se tallara en piedra…, además ud sabe que yo siempre le cumplo y si me ayuda pues…destapamos la de reserva en la noche…”. Marthica le pregunta por la existencia de material para la separación y armado del producto, a lo que Kiubo responde: “…eso ya lo dejé armado anoche…”.
En ese momento llega Don’tgo al puesto de Marthica, la saluda y ella dada la confianza que le tiene le pregunta por un préstamo que solicitó para el semestre de la universidad, conversación con la cual llega el medio día y ella se va a almorzar y regresa a las 2 pm.
En la tarde Marthica se propone a facturar el pedido de Kuibo y envía a Chamorro, auxiliar de separación a marcar el lote para garantizar la trazabilidad del pedido e incluir la información en la factura, por lo que Chamorro va y regresa con la noticia de no haber encontrado dicha separación y le dice que no sabe que hacer ahí.
De inmediato y dada la afirmación de Kiubo, Marthica se desplaza y localiza los Auxiliares de Maquila, Hugo, Paco y Luis y les pregunta al respecto. Hugo le comenta: “… el señor Kiubo si pasó ayer el requerimiento a las 5 y 30 de la tarde para la oferta de Combo Granjera, así como de urgencia, pero don JM, dijo que eso no podía armarse todavía ya que estaba retrasado el armado del pedido para la cadena de restaurantes LOS SABORES DE GOURMETCINDO, y usted sabe que a ese cliente hay que cumplirle por que si no, la multa es grande, además es del hermano de la mmmm, como le digo… señora de don JM.”
Don JM, Jefe de Almacen e Inventario desde hace 22 años, tiene a su cargo las labores de control y gestión del producto terminado con destino a los puntos de venta. Es una persona enchapada a la antigua que cree que: “…eso de la tecnología es para yupies, no hay prueba mas contundente que la rublica sobre el papel y si es con copia mejor…”
Paco le informa a Marthica: “…igualmente no había bolsa de empaque ni para 50 Combos Granjera como era la instrucción del señor Kiubo y tuvimos que enviar a Luis a comprar la bolsa al almacén de PLÁSTICOS EL ELÁSTICO, que como usted sabe es el único que nos da crédito, pero no tenía la medida que se necesita, por lo que Luis trajo la que más parecida; que resultó ser más pequeña y de menor calibre.”
Pero como van a hacer eso, replica Marthica, a lo que Luis le contesta que “… antes agradezca que fuí y me antendieron por que llegué después de las 6, y además la bolsa que traje es igualita al del Combo Norteamericana, por lo que Don JM, vió que podía cumplirle a LOS SABORES DE GOURMETCINDO y autorizó a separar y empacar primero éste pedido; igual es mas fácil de trabajar que el de CARREFIVE.”
Bueno, si Don JM autorizó esta bién, dice Marthica, igual en CARREFIVE tienen stock de seguridad y un día de más o de menos no es tanto problema.
Sobre las 3 de la tarde llega Kiubo a la empresa y se dirige sin tardanza a su oficina y llama insistentemente a la Jefe de Compras de CARREFIVE para que autorice el despacho de las unidades que previamente había mandado separar, como no lo consigue, se dirige al Departamento de Despachos a verificar que su pedido estuviese listo ya que como dice él: “… CARREFIVE nunca me falla, siempre pide tarde y de últma hora para ya!…”, solo falta la orden de compra y el pedido se va de una.
Al momento de llegar le pregunta a Don JM quien le informa que el pedido no ha sido ingresado a PAS y por tanto no se han armado los Combos Granjera, ni tampoco se han facturado. Kiubo sale de Despachos furioso y preocupado a buscar a Don’tgo y le comenta el problema: Don’tgo, dice Kiubo, tenemos un inconveniente: usted conoce a CARREFIVE como és y en especial a Doña Treme, la Jefe de Compras, cuando ellos piden es para yá!, además siempre me llaman a mí por que prefieren no tener que lidiar con el vendedor que se asignó, ya que dicen que siempre se equivoca en el pedido.
La situación es esta: necesitan 400 Combos Granjera para mañana, yo informé ayer con carácter de urgencia a la bodega para realizar el armado y esta es la hora y ni siquiera se ha separado. Los materiales están en bodega pero no se ha hecho nada, a pesar que yo antes de irme ayer dejé todo listo.
Don JM me dice que no tiene programación en el sistema y por eso no ha iniciado el proceso, no se que pasó; además el sistema ha estado fallando últimamente, como el mes pasado donde estuvimos 2 semanas sin sistema,por eso avise personalmente para que tuvieran tiempo suficiente. También me dice que según la información del cronograma de Mercadeo y Coordinación de las Agencias que se cargó en PAS, las ofertas están para iniciarse dentro de 15 días, por lo que no había bolsa suficiente ni se puede disponer de material suelto hasta esa fecha sin autorización de ellos ya que esto es para distribuir entre todas las agencias y son ellos (Coordinación de Agencias), quienes realizan los traslados en el sistema.
Yo le informe la urgencia pero no quiere ceder respecto al caso, me exige un correo de autorización de un jefe o la suya; tengo a Doña Treme que no ha hecho sino llamar insistentemente para que despachemos las ofertas y para rematar, los ejecutivos de ventas piden cambiar las cantidades de despacho para ajustarse a los presupuestos de ventas. Jefe, le aseguro que eso ya estaba programado con los pedidos en el sistema.
Don’tgo se dirige a donde JM-:… Kiubo se esta quejando de la falta de apoyo por parte suya respecto al armado de ofertas y el tema es súper urgente. Usted sabe que existe una cláusula de penalización por parte del cliente en el contrato, además como es posible que esas ofertas esta sea la hora y no las han armado…
JM le replica: pero Jefe, antes yo tenia el cronograma de actividades de ofertas mensualmente, con eso programaba el personal y la cantidad diaria de armado, pero ahora no me envían el correo y el material de empaque que viene con el distintivo de la compañía, es controlado por la Coordinación de Agencias, yo solo dispongo del que hay en stock y en la mayoría de los casos tengo que mandar a comprar bolsa para el armado, eso sí de la que haya.
También el área comercial y los facilitadores solicitan armados de un momento para otro por fuera del sistema PAS y nos esta afectando inventarios, sin mencionar que debemos poner a correr a los muchachos de maquila si no queremos pagar horas extras para poder cumplir. Además mire la hora que es, las 4 pm y por restricciones de movilidad ya no se pueden sacar los camiones después de esa hora.
Un suspiro acompaña a Don’tgo, quien le dice a JM: usted me ha acompañado mas tiempo que nadie en esta empresa, por favor hágase cargo de cumplirle a CARREFIVE como sea y téngale paciencia a estos jóvenes. Mira su reloj y le dice a JM, me tengo que ir, tengo que llevar a mi esposa a la opera y me va a coger el pico y placa. Nos vemos el lunes.
